江西城市建设档案
总第6期
2008年1月2日
江西省城市建设档案馆 江西省土木建筑学会城市建设档案专业委员会 主办
目 录
˜要文
·关于印发《江西省城乡建设档案工作规范化管理实施办法》的通知（赣建办[2007]51号）
˜工作交流
·宜春市人民政府关于印发《宜春市城市建设档案管理办法》的通知（宜府发[2007]21号）
·九江市政府印发《关于加强城市管线工程管理工作的通知》（九府厅字[2007]72号）
·九江市建设局《关于设立九江市城市管线工程管理工作领导小组办公室的通知》（九建办字[2007]101号）
·景德镇市建设局《关于将城建档案建档手续列入办理施工许可证工作程序的批复》（景建办[2007]33号）
˜工作动态
1、2007年度全省城建档案工作座谈会在九江召开
2、2007年度全省房地产档案工作座谈会在萍乡召开
3、南昌县、新建县和安义县房管局房产档案管理工作晋升规范化管理等级单位通过专家组考核评估
4、金溪县、赣县、信丰县建设局等单位城建档案管理工作晋升规范化管理等级单位通过专家组考核评估
5、2007年度全省房地产权属档案管理人员岗位培训班在鹰潭举办
6、南昌市房地产管理局房产档案馆派员参加《建立完善房屋登记簿制度研讨会》
7、赣州市博物馆·城展馆（含城建档案馆）扩初设计审查通过
8、赣州各县（市）高度 重视城建档案工作
9、南昌市城建档案馆举办培训班提高档案业务水平
10、南昌市城建档案馆试用《建设工程档案预验收规范》开展预验收工作
11、萍乡市举办城建档案管理人员岗位培训班
12、九江市城建档案馆加强规范化管理，为创建国家级示范单位做好前期准备工作
13、宜春市城建档案馆强化管理、夯实基础，促进发展
˜档案利用事例
˜简讯
新 年 贺 辞
城乡建设档案事业历经二十年里程，感谢您对城乡建设档案工作的关爱、支持和重视。希望在今后的日子里，您继续关注我们的事业。
新年来临之际，恭祝新春愉快，事业兴旺，阖家幸福！
江西省城市建设档案工作办公室
江 西 省城 市 建 设 档 案 馆
江西省土木建筑学会城建档案专业委员会
二○○八年元月
、
【要文】
关于印发《江西省城乡建设档案工作规范化管理
实施办法》的通知
赣建办[2007]51号
各设区市、县（市）建设局、房管局、国家级风景名胜区管理机构，南昌市市政公用局：
为了进一步加强我省城乡建设档案（以下简称城建档案）工作规范化管理，更好地为我省城市建设更好更快发展服务，根据《科学技术档案工作条例》、《城建档案管理规定》、《城建档案业务管理规范》、《城市房地产权属档案管理办法》和《江西省档案工作规范化管理办法》等法规、文件的规定，结合我省城乡建设行业实际，特制定《江西省城乡建设档案工作规范化管理实施办法》。现印发给你们，请结合本部门实际积极组织实施。
城建档案规范化管理水平是衡量城建档案、房地产权属档案管理状况的重要指标，也是省建设厅评选城建档案工作先进单位和审查房地产交易与权属登记规范化管理单位的重要条件。推行城乡建设档案工作规范化管理是促进我省城建档案事业发展的重要举措。各级建设和房地产行政管理部门、城建和房产档案管理部门要提高认识，积极组织实施档案规范化管理工作，按照规范化管理评估标准，加强业务基础建设，努力提高规范化管理等级水平。
本通知下发后，原已取得的等级满五年的，可按《江西省城乡建设档案工作规范化管理实施办法》申报复查评估，经复查评估合格的，颁发“等级复查合格证书”。
附件：
1、江西省城乡建设档案工作规范化管理实施办法
2、江西省城建档案馆（室）规范化管理评估标准
3、江西省房地产权属档案馆（室）规范化管理评估标准
4、江西省城乡建设档案工作规范化管理等级评估申报表（略）
5、江西省城乡建设档案工作规范化管理等级复查评估申报表（略）
二○○七年十月十一日
附件一：
江西省城乡建设档案工作规范化管理实施办法
第一条 为了加强我省城乡建设档案（以下简称城建档案）工作规范化管理，更好地为我省社会经济和城市建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《城建档案业务管理规范》、《城市房地产权属档案管理办法》和《江西省档案工作规范化管理办法》等法规、文件的规定，结合我省城乡建设行业实际，制定本办法。
第二条 本办法采用定性与定量分析相结合的绩效综合评估体系，结合城建档案和房地产权属档案管理特点，制定《江西省城建档案馆（室）规范化管理评估标准》（附件二）和《江西省房地产权属档案馆（室）规范化管理评估标准》（附件三）。
《江西省城建档案馆（室）规范化管理评估标准》适用于全省各级城建档案管理机构。
《江西省房地产权属档案馆（室）规范化管理评估标准》适用于全省各级房地产权属档案管理机构。
第三条 城建和房地产权属档案工作规范化管理标准等级划分为：规范化管理一级单位、规范化管理二级单位、规范化管理三级单位三个等级。评估内容总分值为100分，各等级分值要求为：一级为90分（含）以上，二级为85分（含）以上，三级为80分（含）以上。
第四条 城建、房产档案工作规范化管理等级评估，坚持自愿申报，公正评估，实事求是的原则。
第五条 省建设厅成立江西省城乡建设档案工作规范化管理综合评估组（以下简称评估组），负责城建和房地产权属档案规范化管理的综合评估工作。评估组的日常工作由省城市建设档案工作办公室（省城建档案馆）负责。评估组成员由省建设厅办公室、住宅与房地产业处、省城建档案馆相关人员以及设区市城建、房地产权属档案管理机构的负责同志组成。实施评估时，从评估组成员中抽调5人或7人组成综合评估考核组，具体实施评估工作。
第六条 各级城建、房地产权属档案馆（室）可对照相应评估标准进行自检自查，同时邀请省城建档案馆和设区市城建、房地产权属档案管理部门的有关专家进行业务指导。认为自检自查合格后，向省建设厅正式行文提出等级评估申请，并填写《等级评估申报表》（附件四）。
第七条 对申请评估单位，省城市建设档案工作办公室（即省城建档案馆）应派工作人员或专家进行预查，预查通过后，再组织评估考核组进行实地综合评估。
考核评估程序为：
一、听取申请单位规范化管理工作情况和自查评估情况汇报；
二、查阅申请单位出示的能够说明考核项目完成情况的相关文件和依据性材料；
三、对照评估标准进行实地核查；
四、对申请单位进行综合评议和评分，形成评估意见和评估结论；
五、向申请单位反馈评估意见和结论。
第八条 对评估合格单位，经省建设厅核准后，颁发“江西省城建或房地产权属档案工作规范化管理等级证书”和牌匾，并予以通报。
《江西省城建或房地产权属档案工作规范化管理等级证书》和牌匾由省建设厅统一制作。
第九条 城建、房地产权属档案工作规范化管理等级是城建、房地产权属档案管理部门工作综合水平的标志，也是省建设厅评选城建档案工作先进单位的重要依据。对评估合格单位，其主管部门应给予表彰和奖励。
第十条 城建、房地产权属档案工作规范化管理等级的有效期为5年（从等级核准之日起算），期满后，可填报《等级复查评估申报表》申请复查。经复查评估合格的，颁发“等级复查合格证书”。如果5年有效期满后一年内未申请复查评估的单位，其等级自动失效。
第十一条 本办法由省建设厅负责解释。
第十二条 本办法自颁布之日起施行。
附件二：
江西省城建档案馆（室）规范化管理评估标准
|
评估项目
|
评 估 标 准
|
所占分值
|
|
|
1、机构建设
|
1.1 设置了专门城建档案管理机构。
|
2
|
5
|
|
1.2 实行城建档案馆（室）与城建档案管理处（科、办）一个机构、两块牌子的管理体制。
|
1
|
||
|
1.3 工作经费和人员经费有保障。
|
2
|
||
|
2、列入领导议事日程和主管部门工作程序
|
2.1 建设行政主管部门确定一名领导分管城建档案工作；分管领导能研究解决实际问题。
|
1
|
5
|
|
2.2 城建档案工作列入上级建设行政主管部门工作计划和年度目标管理范围。
|
2
|
||
|
2.3 建设工程档案、地下管线档案的报送移交要求，纳入上级主管部门的规划管理（或施工管理）程序以及相关科（股）室的工作考核目标。
|
2
|
||
|
3、档案干部队伍建设
|
3.1 城建档案管理机构主要负责人的配备符合干部“四化”要求；并保持相对稳定。
|
1
|
6
|
|
3.2 具有中级以上职称的员工人数占总数的30%以上；工程技术人员占员工总数的30%以上。
|
2
|
||
|
3.3 工作人员文化程度全部达到高中以上；其中大专以上人员占全部员工70%以上。
|
2
|
||
|
3.4 工作人员接受城建档案岗位培训率达100%。
|
1
|
||
|
4、法规制度建设
|
4.1 市、县政府或建设行政部门颁发了城建档案管理规定或办法；制定了保证地上工程档案和地下管线档案接收移交进馆的有效措施。
|
2
|
6
|
|
4.2 实施了建设工程档案预验收制度，制定了建设工程文件移交范围、移交要求以及城建档案管理机构业务操作流程。
|
2
|
||
|
4.3 建立了档案收集、整理、保管、借阅利用、统计、鉴定销毁、保密、建设工程文件归档审核等各项工作制度及工作人员岗位责任制。相关制度做到张贴上墙。
|
2
|
||
|
5、业务指导
|
5.1 与建设系统各行政管理部门和各专业管理单位保持密切联系，对其进行经常性业务指导。
|
2
|
8
|
|
5.2 经常深入施工现场，对建设、施工单位的建设工程档案工作进行具体指导和工程档案技术交底；对列入收集范围的工程档案开展了预验收。
|
2
|
||
|
5.3 建立以城建档案馆（室）为中心，以建设系统各单位档案室、下级建设（规划）主管部门城建档案管理机构以及各建设、施工、监理等单位基层档案室为基础的城建档案管理网络；网络活动频繁、联系紧密。
|
2
|
||
|
5.4 定期召开全市（县、区）城建档案工作会议，定期进行检查指导，对全市城建档案工作人员进行经常性的业务培训。
|
2
|
||
|
6、档案收集
|
6.1 库藏档案门类齐全、结构合理。库藏档案大城市不低于4万卷、中等城市不低于2万卷、小城市不低于1万卷、县不低于6千卷。
|
3
|
12
|
|
6.2 建馆以来大、中型建设项目和重点建设项目工程档案全部接收进馆。
|
2
|
||
|
6.3 掌握城市地下管线的变动情况,及时接收新铺设的地下管线档案，档案完整、准确，符合归档要求。
|
2
|
||
|
6.4 接收进馆的建设工程竣工图编制符合国家有关要求；归档的各类文件材料签章手续完备，内容规范、图表清晰；工程文件制成材料和字迹符合档案永久保管要求。
|
2
|
||
|
6.5 有计划地接收建设系统的业务管理档案。
|
2
|
||
|
6.6 有计划地接收与城市规划、建设及其管理工作有关的图书、资料，库藏资料占全部库藏3%以上。
|
1
|
||
|
7、档案整理
|
7.1 档案整理、立卷符合国家有关标准和规范要求。
|
3
|
5
|
|
7.2 接收进馆档案资料能及时整理上架，无积压档案资料和积存零散文件。
|
2
|
||
|
8、档案编目
|
8.1 建有一套科学合理的目录体系，建立了城建档案必备目录（总目录、分类目录）。
|
2
|
4
|
|
8.2 对库藏档案进行了工程项目级和案卷级著录。
|
2
|
||
|
9、档案统计
|
9.1 建立了收进（接收）、移出、保管（案卷入库）、利用等统计台帐。
|
1
|
2
|
|
9.2 能快速统计出库藏档案情况；按时完成上级下达的年度统计任务。
|
1
|
||
|
10、档案鉴定
|
10.1 按照建设部《城乡建设档案保管期限暂行规定》和《城乡建设档案密级划分暂行规定》制定并准确划分了档案保管期限和密级。
|
2
|
3
|
|
10.2 成立了档案鉴定销毁小组；对已到保管期限和解密期限档案全部进行鉴定，销毁手续齐全，无泄密事件发生。
|
1
|
||
|
11、档案保管与保护
|
11.1 配备有专用档案库房，专用办公室、专用档案加工整理室和阅档室；库房建设符合档案安全保管要求。
|
3
|
17
|
|
11.2 馆库面积特大城市4000平方米以上，大城市3000平方米以上，中等城市2000平方米以上，小城市1000平方米以上，县500平方米以上。
|
5
|
||
|
11.3 配备有消防自动报警、灭火装置、防盗门窗、避光窗帘、空调机、除尘器、温湿度记录仪以及档案消毒、防磁等设施设备。配备有复印机、计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、照相机、摄像机、编辑机等现代化管理设备。
|
3
|
||
|
11.4 建立库房温湿度记录制度，库房温度控制在14~24℃之间，相对湿度控制在45~60%之间。库房清洁卫生，档案无丢失、虫蛀、鼠咬、霉变现象，无事故隐患；放置了防虫、防鼠等药剂。
|
2
|
||
|
11.5 有充裕的、符合国家质量标准要求的档案密集架、档案柜等档案装具。档案卷皮、卷盒符合规范要求。
|
2
|
||
|
11.6 库房有档案资料的存放示意图；库藏各类档案资料分类排列，整齐有序，便于查找。
|
1
|
|
|
|
11.7 对破损或变质的档案进行了及时修复抢救；档案损毁或者丢失，采取了补救措施。
|
1
|
||
|
12、电子档案与声像档案
|
12.1 开展了建设工程电子档案的接收业务，并按《建设电子文件与档案管理规范》要求进行管理。
|
2
|
7
|
|
12.2 有满足工作需要的声像设备，具备摄录、剪辑、制作能力。拍摄制作一定数量的电视专题片。
|
3
|
||
|
12.3 积累了大量有关城乡建设、工程建设等方面的照片和录像等档案资料。
|
2
|
||
|
13、信息化与信息安全
|
13.1 采用计算机管理软件，对重要的建设系统业务管理档案和工程档案信息实行了数字化管理。
|
2
|
5
|
|
13.2 采用计算机管理软件，对地下管网档案信息实行动态管理。
|
2
|
||
|
13.3 对档案管理软件、硬件设备、数据库及传送网络有严格的安全保护措施和保密管理制度。
|
1
|
||
|
14、信息开发
|
14.1 开发建立了规划审批成果数据库、地上建筑信息数据库、市政工程信息数据库、声像档案数据库等专题数据库。
|
3
|
6
|
|
14.2 开展了档案编研工作，并根据工作需要，编有能够满足利用需要的专题检索工具和二种以上的编研成果（组织沿革、大事记、全宗介绍等），汇编了有关文件、制度、基础数据的资料。
|
3
|
||
|
15、信息服务
|
15.1 服务热情、周到；档案人员熟悉库藏档案情况，调卷快速、准确。
|
2
|
9
|
|
15.2 建立了档案借阅登记和利用信息反馈登记；并汇编了档案利用效果典型实例。
|
2
|
||
|
15.3 积极向政府、建设（规划）等行政主管部门以及社会公众提供信息服务，用户对档案馆（室）的信息服务比较满意，取得明显社会效益。
|
3
|
||
|
15.4 开展了档案信息咨询、档案整编、电子档案制作和声像档案制作等技术服务工作，取得明显经济效益。
|
2
|
||
|
合计
|
|
|
100
|
附件三：
江西省房地产权属档案馆（室）规范化管理评估标准
|
考核项目
|
考 核 标 准
|
所占分值
|
|
|
1、机构建设
|
1.1 设置了专门房地产权属档案管理机构
|
3
|
5
|
|
1.2 工作经费和人员经费有保障。
|
2
|
||
|
2、组织领导
|
2.1 房地产行政主管部门对所辖区域内的房地产权属档案工作实行了统一领导、统一监督和指导；对本部门房地产权属档案实行了集中管理和统一利用。
|
2
|
8
|
|
2.2 房地产行政主管部门确定了分管房地产权属档案工作的领导；分管领导能够帮助研究解决实际问题。
|
2
|
||
|
2.3 房地产权属档案工作目标列入房地产行政主管部门工作计划和年度目标管理范围；房地产权属登记、交易文件材料的归档工作列入权属登记、交易部门的工作职责和年终目标管理考核。
|
2
|
||
|
2.4 建立以设区市房地产权属档案馆（室）为中心，以所辖县（市）房地产权属档案室为基础的业务管理网络；设区市对所辖县（市）房地产权属档案工作进行监督与指导取得一定成效。
|
2
|
||
|
3、档案干部队伍建设
|
3.1 房地产权属档案管理机构主要负责人的配备符合干部“四化”要求；并保持相对稳定。
|
1
|
5
|
|
3.2 配备有一定数量的专职档案管理人员，具有专业技术职称的员工占员工总数的30%以上。
|
2
|
||
|
3.3 档案工作人员文化程度大专以上人员占全部员工50%以上；接受房地产权属档案岗位培训率达100%。
|
2
|
||
|
4、制度建设
|
4.1 房地产行政管理部门制定了房地产权属档案和经济适用住房档案、廉租住房档案管理规定或办法。
|
2
|
6
|
|
4.2 制定了房地产权属档案、经济适用住房档案、廉租住房档案和拆迁档案集中统一管理的具体措施，明确了归档范围和保管期限以及归档移交要求。
|
2
|
||
|
4.3 建立了权属档案收集、整理、保管、借阅利用、统计、鉴定销毁、保密、归档移交审核等各项工作制度及权属档案管理人员岗位责任制。有关制度做到张贴上墙。
|
2
|
||
|
5、档案收集与归档
|
5.1 库藏房地产权属档案、经济适用住房档案、廉租住房档案、抵押档案等各类档案门类齐全；有完整的反映和记载房屋权属状况的登记信息资料。
|
2
|
12
|
|
5.2 库藏档案大城市不低于30万卷（户）、中等城市不低于5万卷（户）、小城市和县不低于1万卷（户）。
|
3
|
||
|
5.3 每件（宗）房地产权属登记、交易工作完成后，权属文件材料做到整理、立卷归档及时；当年登记的房屋权属档案、经济适用住房档案、廉租住房档案信息入库率达到100%。
|
2
|
||
|
5.4 接收归档的房地产权属文件材料完整准确，书写字迹工整、内容规范、图表清晰、数据准确，权属文件制成材料符合档案永久保管的要求。
|
3
|
||
|
5.5 权属档案管理机构对归档的各种房地产权属文件资料实行了移交验收审核制度，办理接收时，有完备的交接登记签章手续。
|
2
|
||
|
6、档案
整理、编目
|
6.1 制订了本馆（室）库藏档案分类方案。
|
2
|
10
|
|
6.2 档案整理、立卷质量符合国家标准和规范要求；归档的文件材料无积压，整理上架及时。
|
4
|
||
|
6.3 建立了准确的档案总目录和分类目录。
|
2
|
||
|
6.4 档号编制科学合理、符合规范要求。
|
2
|
||
|
7、档案统计
|
7.1 建立了规范的收进、移出、保管、利用等统计台帐。
|
2
|
4
|
|
7.2 能快速统计出库藏档案情况；按时完成上级下达的年度统计工作任务。
|
2
|
||
|
8、档案鉴定
|
8.1 准确划分了房地产权属档案和经济适用住房档案、廉租住房档案的密级。
|
1
|
4
|
|
8.2 做到了房地产权属档案与房地产权属现状保持一致，权属档案确需变更和修改的，经房地产权属登记机关批准，严格按照规定程序进行。
|
2
|
||
|
8.3 建立了档案鉴定销毁小组，定期检查和鉴定房地产权属档案；做到未经批准，不得擅自销毁档案。
|
1
|
||
|
9、档案保管
|
9.1 库房内有档案资料的存放示意图；库藏各类档案资料分类排列，整齐有序，便于查找。
|
2
|
10
|
|
9.2 档案保管保护采取了“八防”措施；库房内整洁卫生、无杂物堆放；档案无虫蛀、鼠咬、霉变等现象，无事故隐患；放置了防虫、防鼠等药剂。
|
3
|
||
|
9.3 建立了库房温湿度记录制度；库房温度控制在14~24℃之间；相对湿度控制在45~60%之间。
|
2
|
||
|
9.4 档案卷盒、卷夹符合规范要求；封面、脊背填写规范。
|
2
|
||
|
9.5 对破损或变质的档案进行了及时修复抢救；档案损毁或者丢失，采取了补救措施。
|
1
|
||
|
10、信息化建设与信息安全
|
10.1 建立了房地产权属档案（包括经济适用住房档案、廉租住房档案）计算机管理系统；并能利用计算机管理系统辅助完成档案的接收、整理、编目、保管、检索、统计等业务工作。
|
3
|
12
|
|
10.2 能够掌握房地产权属变化情况，采用计算机管理系统对房屋权属档案、经济适用住房档案、廉租住房档案信息实行了动态管理。
|
2
|
||
|
10.3 房地产交易、权属登记管理与权属档案管理工作实现一体化网络管理；建立了库藏档案的案卷级和文件级目录数据库。
|
2
|
||
|
10.4 对房地产权属档案、经济适用住房、廉租住房档案进行了电子扫描处理，并基本实现数字化管理。
|
3
|
||
|
10.5 对计算机管理系统、硬件设备、档案数据库以及档案传送网络有严格的安全保护措施和保密管理制度。
|
2
|
||
|
11、服务与
开发利用
|
11.1 服务热情、周到；档案人员熟悉库藏档案情况，调卷快速、准确。
|
2
|
12
|
|
11.2 查阅、抄录和复制房地产权属档案材料能够履行审批手续，并登记备案。利用未开放的权属档案材料严格执行有关审批手续和保密制度。
|
2
|
||
|
11.3 建立了档案借阅登记和利用信息反馈登记；并汇编了档案利用效果典型实例。
|
2
|
||
|
11.4 开展了档案编研工作，并根据工作需要，编有专题检索工具和二种以上的编研成果（组织沿革、大事记、全宗介绍等），汇编了有关文件、制度、基础数据等资料。
|
2
|
||
|
11.5 充分利用现有的房地产权属档案，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供信息服务。
|
2
|
||
|
11.6 积极开展对社会各界的档案信息咨询服务，并取得一定社会效益和经济效益。
|
2
|
||