关于修订印发《江西省建设厅机关
档案管理办法》的通知
赣建办文[2007]3号
厅机关各处（室）、厅直各单位：
为了进一步加强和规范厅机关档案管理工作，确保厅机关档案齐全完整和有效利用，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号令）的要求，《江西省建设厅机关档案管理办法》已重新修订并经省档案局审核同意，现印发给你们，请遵照执行。一九九八年印发的《省建设厅机关档案管理办法》（赣建办文[1998]22号）同时废止。
江西省建设厅办公室
二○○七年四月二日
江西省建设厅机关档案管理办法
第一条 为了加强厅机关档案工作的科学管理，提高档案工作的水平，维护档案的完整与安全，更好地为厅机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等法律、法规，结合我厅的实际情况，制定本办法。
第二条 厅机关档案是指厅机关各处（室）在其工作和活动过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种不同形式的历史记录，包括纸质、电子、实物等档案。
第三条 按照统一领导、分级管理的原则，建立以档案馆为中心，以处（室）、个人为基础的厅机关三级档案管理体制。厅机关档案工作由厅办公室统一领导，日常工作和档案集中统一管理由厅档案馆负责，处（室）档案和个人档案由处（室）负责收集、整理、立卷和向档案馆移交。
第四条 厅档案馆和各处（室）应配备适应工作需要的专（兼）职档案管理工作人员，并保持人员的相对稳定，配备必要的档案装具和用品。机关工作人员调动工作时，应将属归档范围的文件材料全部移交归档，办理交接手续。
第五条 厅机关档案工作必须贯彻执行党和国家有关的方针、政策与法规。档案工作人员要保守档案机密，热爱档案工作，熟悉档案业务，努力把档案工作做好，为机关领导决策和各项工作服务。
第六条 厅档案馆的基本职责是：
（一）建立健全厅机关和厅直属系统档案工作的各项规章制度。
（二）负责厅办公室移交的收发文材料的整理和归档工作。
（三）负责厅机关各种门类和载体档案的集中统一管理和提供利用，为厅机关各项工作服务。
（四）负责厅机关各处室和厅直属单位档案工作的监督和业务指导。
（五）按规定定期向省档案馆移交档案和向省档案局报送年度档案工作基本情况统计报表。
（六）完成领导交办的其它档案工作。
第七条 厅机关各处（室）应根据各自工作职责，认真做好档案收集归档工作。
（一）厅办公室主要职责是：负责收发文登记，并按照收发文登记簿将收发文和联合发文收集齐全完整，每年第一季度向厅档案馆移交。
（二）其他处（室）主要职责是：制定处（室）档案管理内部制度；负责本处（室）业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集，并按照相关整理规范要求，对收发文、电子文件、会议材料、声像照片材料、业务管理技术材料、会计档案等，进行及时收集、整理；按规定及时向厅档案馆移交。
第八条 机关各类档案整理归档要求：
（一）文书档案整理具体要求：
1、归档的收发文件材料，应按照《江西省归档文件整理规范》（DB36/T380-2002）的要求，以件为单位，按照“年度——保管期限”的分类方法整理归档。整理时，应对归档文件进行编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号项目为：全宗号、年度、期限、件号、机构、页数。
2、应当归档的文件材料，必须完整齐全。文件发文稿纸和文件处理单，应与文件正本、定稿一并归档。
3、归档的文件材料，应当遵循正本在前，定稿在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后的原则。
4、以卷为单位整理的每个案卷要有确切简明的标题，注明保管期限，认真编制卷内文件目录和填写备考表，装订整齐牢固。卷内文件目录包括：件号（序号）、责任者、文号、题名、日期、密级、备注。归档文件装盒后，应编制档案盒封面及填写盒脊项目内容。
5、归档文件必须按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行科学分类与保管。
（二）声像档案整理归档具体要求：
1、凡反映本单位主要职能活动和重要工作成果；领导人和著名人物参加本单位及与本单位有关的重大公务活动；记录和反映本单位重大事件、重要外事活动、大型会议，专业性会议等的照片、录音、录像都属于声像档案归档范围。
2、照片冲洗加工后，由摄影者或有关信息宣传部门指定专人，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求,进行整理并编写说明。
3、声像资料整理归档时，底片、照片、文字说明要齐全；底片与照片的影像要相符；录音、录像要编写能够准确提示照片内容的文字说明；要将整理好的声像档案装入声像专业档案盒，编写卷内目录和案卷目录；及时向档案馆移交，由档案馆统一保管。
（三）会计档案立卷归档具体要求：
1、厅机关在经济业务活动中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料均属会计档案归档范围。
2、当年的厅机关会计档案在会计年度终了时，由财会人员负责按照《会计档案管理办法》的归档要求进行整理、立卷、装订成册，填写档案名称和保管期限。会计档案在计财处保管三年期满后，由会计编制“年度会计文件移交清册”，向档案馆移交归档，档案馆应按期清点，交接双方审查或签字，各存一份以备查。
（四）业务技术档案归档具体要求：
1、各处（室）在业务活动中形成的具有查考利用价值的业务管理资料的收集归档应真实、齐全、完整，并按照《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）的规定要求，按卷装订整理。
2、厅属基建项目档案，应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）的规定要求整理立卷，并向档案馆移交归档。
第九条 档案馆须备有档案专用库房和阅览室。档案库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房内要基本达到温湿度适宜，清洁卫生、无虫霉滋生。配备密集架、消毒机、复印机、吸尘器、空调和微机等设备，以满足档案保管保护的需要。
第十条 应对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库房设施和档案保管情况，保证帐物一致。如有破损或者字迹失真档案，应当及时修复。
第十一条 档案的借阅与复制：
（一）厅机关工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅档案，必须持有单位介绍信，并经档案部门负责人批准。
（二）复制秘密文件必须经厅办公室负责人批准。
（三）借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。借阅机密档案的，负有保密责任，违者按照国家有关规定处理。
（四）档案管理人员必须热情服务，并认真检查归还的档案是否有遗失、涂损等现象。
第十二条 依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关实际，制定《省建设厅机关文件材料归档范围和档案保管期限表》（详见附件），保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第十三条 永久保管的档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料；
（九）厅属基建项目工程档案。
第十四条 定期保管的档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件和业务技术管理材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；
（十）厅机关会计档案。
第十五条 应运用计算机等现代化手段对厅机关档案信息数据进行统计、分析，并建立相应的电子档案。
厅机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。为电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，定期备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。
第十六条 健全厅机关档案检索体系，建立档案的收进、保管、利用、移出等情况的详细记录和台账。
第十七条 建立档案鉴定销毁小组，对已超过保管期限和解密期限档案进行鉴定。销毁档案时，要填写销毁清册，经领导审批，方可销毁。销毁档案应手续齐全，确保无泄密事件发生。
（一）执行销毁档案任务时，必须有两人以上监督，必须到指定销毁部门进行销毁。
（二）销毁档案清册应归档，作为永久保存。
第十七条 本办法自印发之日起施行。1998年8月3日省建设厅印发《省建设厅机关档案管理办法》同时废止。
附件：《厅机关文件材料归档范围和档案保管期限表》
